【JFEテクノリサーチ】特許庁の調査活動でハガキを誤送付した件でお詫び

特許庁殿からの委託による「知的財産活動調査」の事前通知葉書の誤送付につ
いて

　弊社は、特許庁殿より委託を受けて「平成19 年度知的財産活動調査」の事前
通知葉書を郵送した際、弊社の不手際により、宛名人（企業及び機関等の場合は
名称）及び郵便番号と送付先住所が相違した状態で8月27日（月）に発送してし
まう事故を起こしました。このような事故を起こし、事前通知葉書が誤配達され
ました皆様並びに特許庁殿には多大なご迷惑、ご心配をおかけすることとなりま
したことを深くお詫び申し上げます。

１. 発生日
平成１９年８月２７日（月） 午前中に投函した事前通知葉書

２. 発生場所
JFEテクノリサーチ株式会社（東京都中央区日本橋二丁目１番１０号）

３. 事故内容
2005年に特許庁に四法（特許、実用新案、意匠、商標）のいずれかに５件以上の
出願した方（甲調査対象者）8,041者様全員に対し、知的財産活動調査の事前通
知葉書に誤住所を記載して郵送しました。

４. 事故原因
特許庁殿からいただいた、甲調査対象者の郵便番号データが、７桁の数値データ
であり、葉書に貼る宛名ラベル作成時にハイフォン付きの８桁の郵便番号に変換
する際、誤って、隣の列の住所の配列を変更してしまうミスを犯しました。この
過ちに気がつかずにそのまま宛名ラベルを印刷してしまい、事前通知葉書に貼っ
たうえ、投函してしまった結果生じたものであります。

５. 事故後の対応
（１） 甲調査対象者様のうち、個人宛のもの（676名）については、事前通知葉
書に間違って記載している住所の当該会社様宛に配達されている可能性がありま
すので、電話連絡を行い、又は電話番号が不明な場合は郵送により、お詫びと誤
配達葉書の返送を依頼いたします。
（２） 甲調査対象者様全員に対して、知的財産活動調査票発送時に謝罪文書を
送付すると共に、誤配達葉書の返送をお願いいたします。

６. 今後の対応
今回の障害は、特許庁殿よりお預かりしたアクセスデータファイルから、弊社で
甲調査対象者様を抽出し、エクセルデータファイルを作成後、郵便番号データを
数値データ７桁からハイフォン付き８桁の郵便番号データに変換する際、不注意
から郵便番号以外のデータ列に入っていた住所データの配列を変更してしまった
ことに気付かずに宛名ラベルを当該エクセルファイルから作成してしまった事に
よります。
個人情報を扱う作業に関しては慎重を期すと共に、チェック体制を強化致します。
併せて、このようなミスを起こさないよう社員教育の徹底にも努める所存でござ
います。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

本件についてのお問い合わせ先
JFE テクノリサーチ株式会社 総務部
http://www.jfe-tec.co.jp/topics/070830.html

過疎地にも２げｔ