仕事の“常識”はムダだらけ　「メールでのやりとり」「過度の報・連・相」

FXをご存知ですか？だから疲れる　仕事の“常識”はムダだらけ

やってもやっても仕事が終わらず、毎日のように持ち帰ってヘトヘト……。当たり前だと思ってこなしている仕事の中に、ムダな作業がたくさんあるからそうなるのだ。

●やりとりは電話で済ませる
ＩＴ関連会社に勤務するＡさん（４３）の仕事は、メールをチェックすることから始まる。取引先、上司、部下、社内の他部署をはじめ、ビジネス関連のメールマガジンまで、数十件のメール処理は当たり前。１００件以上のメールに目を通す日もある。
さらに、Ａさんは丁寧な返信も欠かさないし、仕事中に送られてくるメールにも迅速に対応している。一日中、メール処理に追われてヘトヘトになり、肝心の本業の成果がそれほど挙がらない悪循環に陥っている。
メールは、緊急性のない用件や、重要度の低い案件も一緒くたにして送られてくる。すべてに目を通し、仕分けしていたら時間がいくらあっても足りない。
著書に「こま切れ時間活用術」（日本実業出版社）や「仕事がどんどんうまくいくスピード整理術」（実業之日本社）がある東京女学館大教授の西山昭彦氏（経営学）はこう言う。
「アポを取ったり、苦情を処理するなど、相手と協議しなければ決まらないような案件は、メールでのやりとりには向いていません。成立するまで何度もやりとりしなければいけないし、
最終的に直接話をしなければ解決できないことも多いのです。最近は、電話をすれば一回で済むような用件でも、メールでやりとりするケースが増えています。
社内でも、簡単な連絡をメールで通知したり、その業務に関係がありそうな社員全員にとりあえずＣＣで一斉送信することが多くなってきている。こうしたメールにいちいち対応するのは効率が悪すぎます」
仕事の途中でメールが入り、作業を中断して対応すると、思考はなかなか元に戻らない。イチから作業をやり直さなければならないこともある。
遅れると問題があるような重要な用件がある場合、相手は電話をかけて連絡してくるもの。取り掛かっている仕事を中断してまで対応しなくてもいい。

以下ソース
http://news.livedoor.com/article/detail/4770909/

予想外のFXスレ

滅入るで

仕事とか無縁な俺らにもっとわかりやすくしろ

メールでのやりとりがむいてないことって電話でもむいてないよな。
電話こそこちらの状況お構いなしに緊急性のない用件や重要度の低い案件のとき苦痛。
相手が話し好きだと最悪。
まだメールのほうがまし。

会議が無駄。

＞ビジネス関連のメールマガジン

まずはこれをやめたらどうかね？

メールを自分で止めない上司は勘弁して欲しい。

メールの一番の利点は
優先順位付けて処理できることだからね

テンパって仕事してる時に
どうでもいい電話がかかってくるとキレる

電話で呼びつけるだけの上司にとっては便利なんだろうけど

上司が無駄。

前から思ってたけど報告と連絡といっしょだよね(´･ω･｀)

話が無駄に長い人は話しててイライラする

IMとメールで使い分ければいい

もしかしたら、非合理にひそむ合理性ってのがあるかもしれないだろ。
一見ムダに見えたこれを排除したら、仕事がうまく回らなくなったとか
なんかありそうじゃん

これ仕事だけじゃないな。現代人はくだらないコミュニケーションで労力使いすぎて、
それだけこなすだけで人生すりつぶしかねん。

>>11
俺もそれ上司にきいてみたんだけど
上に対しては報告
横に対しては連絡

みたいなこと言われた
つうかほうれんそうって意識しなくても
仕事やっていくなかで自然と身につくよね？

いちいちこの敬語あってるのか、ググリながらメール書いてるんだけど
日本語は煩わしいな。

コミュ障だから
仕事は30分で終わるのに
報告のメールの文章考えるのに半日くらいかかる・・・

本来は中間管理職が連絡係を兼ねてるんだと思うんだけどね。
上司を楽させるために部下が働いているわけじゃないんだから

1日100件くらいのメールって俺も処理するけど、目を通して必要な
返事を書いても1時間程度だぞ。メールで議論してたりしたら効率悪い
のは当たり前で、関係者集めてミーティングやるわな。100通程度で
仕事ができなくなるって、情報の処理が下手なんだよ。

>>16
ところがそうでもない。きちんと教えられなかったせいか、良い年を
して報告や連絡、相談の甘い奴は結構いる。それで廻ればともかく、
そういう奴は大抵仕事を抱え込んだまま爆発するんで困る。ほうれん
そうの出来ない奴には重要な仕事はさせられん。

メールで証拠をのこせ

>>21
昔はファクスをコピーして残したりしてたな。　
たまに命拾いするんで止められなかった習慣だった。

一番の無駄はまともなマニュアルを作らない古い体質

いつ読まれるか分からんメールに「支給対応願います」とか書いて電話もしてこない馬鹿

しょうもねー事で内線かけてくる奴って自分が一番忙しいと思ってんの？
マジでしね、１００回死ね

アホみたいにＣＣついて下半分がメール署名で埋まってるようなメールとか
最近ホントスパムが多くてウンザリだわ

報連相って続けて読むとほうれんそうじゃんｗ

なんで3m先にいるのにメール打ってくるの　

ジャップそのものの存在が無駄だよね
こんな劣等猿が1億異常もいるなんて、世界的に見たら明らかにマイナス

定型業務なら返信はテンプレでいい
まったく馬鹿すぎる

公務員の動きは無駄だらけ

>>28
息が臭いんだろ
言わせんな、( ﾟдﾟ)､ﾍﾟｯ

Toで来たメールは赤で表示されるようにしてる。
基本的にそれしか読まない。

＞ビジネス関連のメールマガジン
こんなの真面目にみてんの・・・
必要なときだけだろ・・・

>アポを取ったり、苦情を処理するなど、相手と協議しなければ決まらないような案件は、メールでのやりとりには向いていません
バカほど電話に固執する証拠。メールの利点はプライオリティ定めた上でマルチタスクで処理できる点に尽きる。
電話は拘束時間長いからこいつに付き合うほど仕事できる時間は減る。

>必要以上の〈報・連・相〉はいらない
必須。問題や事故が起きたときこの三つを怠ると末端に過失が行くし
上司は監督責任が発生するから大問題になりかねない。
原発の事故と同じで小さな手抜きがのち大問題になるなんてよく有ること。

>>35
最初に電話で一報を入れる
メールで資料送りますね。何かあったら問い合わせしてください。
→時間が無いから今すぐ教えてくれ
資料あった方がいと思いますが。
→時間が無いから
わかりました。(説明)
→わからん、FAXでくれ。
FAXだとカラー出ませんし、解像度に問題が
→時間が無いから
わかりました。(説明)
→わからん、メールでくれ。
もう送付してますが、届いてますか？
→今印刷する。
これが多い。

電話だと「言った」「言わない」になるからなるべくメールにしろってさ

倫理法人会とかいうのがこういうの推奨してるんだよな
朝礼の仕方だったり輪読だったり、馬鹿らしい
いつまで軍隊みたいな風習を取り入れてんだよ

非効率だ非効率だ愚痴る奴で頭いい奴を見たことがない

無駄世代の常識が日本を駄目にしてるな
シンプルなシステムを作る方が重要なのに馬鹿らしい

そりゃ愚痴るだけだったら頭悪いけどな
改善すると手抜きだとか叩かれるのが問題だろ

>>21
うちの職場ではこれのためにメール使ってるな
とりあえず記録残したいからメールで送っておいてねってかんじ
だからなのかまず返信しなくていいし
そういう使い方だって認知されてる

>>37
泣ける・・・

証跡云々の風潮からか、本文がスゲー曖昧なんだよな

ログをクエリー検索しないとか日頃から顧みない人ほどメール使いこなしてないんだよね。

>37
電話は5分話して脈なかったら適当にあしらう。女口説くときと同じ。

>42
頭悪いヤツの改善は改悪でしかない。そして脆弱性の巣でもある。
とにかく一度完成された物からパーツを外すと簡略された反面リスクが増す。
腹切ったり首になる覚悟のない奴は律儀にマニュアル通り安全重視の方がいい。
バカな奴程ソープで前半戦ゴム付SEX、後半戦なぜか生SEXとか意味のない事をする。

英語圏の人間相手だと楽なんだけどな
電話は聞き取りにくいから発音に気を取られてドキドキしないでいいし
向こうは余計な美辞麗句要らないからすっぱり用件だけで終了

>>46
俺は電話口で丁寧に対応してるようにみせつつ、もうパターンだから手は別の作業してる。
だからメールも既に送付できてる。ダラダラ仕事してるのが好きだから別に嫌ってわけじゃない。
ダラダラというか、効率と疲労と正確さのバランスが最もいい点で仕事してるんだな。

日本人って根本的にダメなんだよな
もの作りとか出来る分野もあるけど、本当商売下手で残念

>>46
そのままずっとマニュアル通りでいつの間にか時代に取り残されるんですね

店へ問い合わせするのに、店員が拘束されないメールの方がいいん
だろうと思ってたけど、東急ハンズHPでは問い合わせはまず電話で、
ってなってたのでそうでもないんだなと思った。

かといって、業務連絡を一切せず退社する新人が効率的な人材だとは全く思わんのだがｗ

>>16
正確にいえば、自身が請け負っている業務進捗をその責任者に伝えるのが報告。
自分の得た何らかしらの情報を関係各位に伝えるのが連絡。

電話も録音しときゃいい

>>52
会社に大きな迷惑掛ける前に勝手に辞めていくんだから効率的だろｗ

業務内容に素人なのに報告して意味あるの？
リーマン社会は大変ですね〜いろんな意味で。

>>35
電話の方がマルチタスク性が高いわ。
メールわ書いていると手とPCモニタを占有するから他のことができない。
電話は首に挟んで話をしならがPCを操作で別の仕事ができる。
さらには左と右で別々の電話を耳に当てて2人同時に話すことすら可能。

メールは証拠を残す為だな

受信トレイにメールがどっさりある奴は死んでいい
案件や社内連絡みたいに内容ごとにフォルダわけろや

>>55
えっ？退社って家に帰る事じゃねーの？

>57
電話だと重要な案件もクソエサも同じ条件でかかってくる。
電話は相手を選べないがメールは相手を選べる。
これがメール最大のアドバンテージ。
仕事でプライオリティを設定できるってのは効率化の第一歩。

>>59
思わず気になって調べてしまった

１ 勤務している会社を辞めること。「一身上の都合で―する」「定年―」⇔入社。

２ その日の勤めを終えて会社から退出すること。「五時半に―する」⇔出社。

俺的には１だけど

>>51
客相手だとどうしても話がスムーズに進まなかったりするからね
電話ならその場で説明が出来る

ここ３年、広告メールとメルマガと、通販のメールしか来てない。

>>59
ああそっかｗ普通に考えたら出社の反対だな
退職の意に取ってしまった

>>37
電話してからメールじゃなくて、メール送りつけてから電話した方がいい。

上司がさばけると仕事が楽だけども
地雷踏むと悲惨ですよね・・・怖い怖い

ところで、メールってファイル管理としても便利なんだけど
似たような代替ソフトってなんかあるの？

はっきりいってメール対応は脳みその出来に左右される。
双方がそれなりの水準だと問題ないんだけど相手がバカ若しくは双方がバカだと
メールの場合キャッチボールが成立しない。だから効率悪いって言われるんだと思う。
で電話で延々と時間使って説明すれば丸く納まるって意味合いなんだろうよ。

仕事を依頼する前に一言相談しろ厨がマジでうざい。
どこの世界に注文する前に「注文していいですか？」と聞くレストランが有るんだ。
どんだけ調子こいてんだあのクソ女。

>>58
なんでもかんでもメール送りつけられて
「これ読みましたか？」→「なんで読まないんですか？（激怒）」
なんて真似されたって迷惑なんだが
お前が満足してるだけじゃねーか

うん俺もできればメールして派だな。一時間に一回10分とかまとめて処理するように
してるかもな。
今iPhone使ってVPNで仕事メール拾えるからすごい楽になった。
前はいちいちPC広げてたけど座らないと出来ないからさ、出先だとメール拾うためだけに
ドトール入ったりしてた。

5年以上前に電話を廃止したからのびのびと仕事できて便利。

なにこの誇らしげな奴隷どもは

>69
普通は見積もり依頼して納期も確認するだろ。まともに社会人やってればこれくらいわかるもんだが。
レストランでもどんくらいの時間で出て来ますかって聞くのと一緒。
つまりその糞女よりお前がバカって事だ。

途中で作業を中断されるのってものすごいストレスなんだが、会社では日常茶飯事なんだろ？
イヤすぎる

会社内部でtwitterみたいなのとか使わないの？

>>76
メールですらいちいち印刷するマジキチジジイがいるのに、twitterなんかしたら複合機独占される

>>70
「これ読みましたか？」なんてメール送信後数分で電話してくる奴いるよな

IBMみたいな会社は社則でblogとか禁止してるとこがある。
mixiやTwitterで仕事のネタ流すの禁止とかも多い。

>75
いかに中断されないかってのはそいつの器量次第。
24のテロリストみたいにヘッドセット使ってskype状態で仕事するも良し、
重要案件以外は全部謝絶して空いた時間に処理するも良し。

>>76
仕事である以上は相手を特定するわけで、Twitterというよりは
普通のチャットだろ。

>>78
大事なメールだったら確認の電話するのは常識なんだが・・・

ムタに見えた
武藤かと思った

>>81
だったら最初から電話しろよ。アホか

>81
確認が必須の大切な案件をメールで送るバカは勘弁。
確認が必要な物は電話かFAXで送れよ。
重要なファイルを添付するなら事前にあとでなく事前に電話しろ。

毎日5000通受信して関係ありそうなのが150通、直接対応しなきゃならんのが50通くらい。

>>83
おまえの脳みそはデジタルデータも聞き取れるのか、すごいな
しかも、聞いたことを完全に聞き漏らさず、忘れずにずっと覚えてられるんだな
すげえよおまえ

>>81
大事な要件であればこそ電話で相手がきちんと了解したかを確認するべきだろ
「読みましたか？」→「読みましたよ」だけじゃ不安だろ？

>>86
もしかしてメールでデータ転送なんてしてんの？そんなボロセキュリティって零細か？
メールで重要案件及びデータ転送は一切禁止が社会常識。

せいぜいアポ取りと進捗報告くらいにしか使ってないわ

>>81
大事なメールなら、かかわる案件についてメール送るので届かなかったら連絡くれのほうが親切。
「これ読みましたか？」なんてメール送信後数分で電話してくるのは受け取る側からすると身勝手にしかみえん。
数時間後に確認するなら許せるが数分だぞ！！
へたなメール鯖にひっかかってるかもしれないが届いてないといったら、メール送信＆電話を繰り返しされて
あとで同じメールがガンガン届くのが目に見えている。

>>1
そんなデメリットは些細なこと
それより電話や伝言での言った言わないの方が遙かに問題ありすぎ
メールは確実に証拠が残るから絶対必要

メール使ってるのは後々残るからだろ？

ニュー速が最近やっと社内ルールを覚えました的なガキだらけでやばすぎる。。。
ただ噛みつきたいだけじゃねえか

メールを送信するのは「言った、言ってない」の責任所在が曖昧になるのを防ぐためであって、
事前でも事後でも、早期に知っておいて欲しい連絡の場合は口頭で確認をするのはあっていい

>>88
インターネットで個人情報入ったデータ転送なんてするわけないだろ
社内イントラのことだよ
それでも大事なデータはメールで送ったりなんて絶対しねえよ

ここをみてるとバカとハサミは使いようとはよく言った物だと思う。

基本的に社内のコンプラに準拠した対応をすればいい。
禁止事項は基本行わない。相手の企業とコンプラのズレがある場合は電話で調整。
重要案件や確認が必要な物の類は書面でも構わない。

重要案件でもバンバンメール流してたわ。イントラとはつながってないが。

>>16
おれは事後報告、事前連絡で教えられたわ

メール見てない自慢は寝てない自慢と同じくらい吹くことが理解った

メールで文章として残ることの重要性は何よりも勝る
電話で連絡しても改めて内容をまとめてメールで送受信するのは常識だろ

糞スペすぎてメール出すのめんどい
まともなPCなら1時間は業務短縮できそう

電話とメールで、用途が違うってわからない奴が多すぎるな。
電話で大事な用件を話し始める奴とか、メールでさらっと
感情が変わるようなこと書いてたりとか

メールはタイトルで判断する(ｷﾘｯ
とか二流ビジネス誌に踊らされてるやつ多いなと思ってたら、
トップの方針でルール化されててﾜﾛﾀ

何だっけ日立のメール並みに吹いたわ

日立のメールのルールって最近日立自身がやめてたよね
まあうちはそのルールそのまま拝借しててなおすつもりないらしいけど

(佐藤)

毎々お世話になっております。(スズ)nです。

> (スズ)n
>
> 毎々お世話になっております。○○ の**です。
> 首記の件、□□□□についての手配仕様書を頂きたく。
>
> −以上−

拝承。

>>103
日立かよｗ

拝承ｗ

メールで詳細送って、内線に掛けて概要を話す
エビデンス残さないと後で困るし、電話しないとメール読まない奴多いから…
忙しい人の気持ちも分からんでも無いけど、部署間で連携取らないと後で余計な作業が増える

まあメールがエビデンスになるというのも怪しいところだがな

指示漏れとか解らん事があって上司の席に行くと、忙しそうにしてるので話しかけて良いか迷う。

んで、メールで質問すると返事が返ってこない。

埒があかないので意を決して話しかけると、「すまん、あとで」とか言われて半日くらい放っておかれる……

その間、資料まとめたり自分で何か作業探さないと行けない。

どうしてこうなった orz

今の仕事なんて揚げ足の取り合いだからな
景気が上向くはずもない

言った言わないの水掛け論しないためにメール残す

>>61
会社辞めるのは「退職」だと思ってた。

例；

・定年退職
・定時退社

>>79
IBMだとルール作って公私の区別つけてやれと指導してるみたい。

「ブログ利用「実名・勤務先明記」を奨励　日本IBM」 2010/4/20 11:11
http://www.j-cast.com/kaisha/2010/04/20064843.html
＞「IBMでの業務に関連してブログ活動をする際には、実名を使い、身元を明らかにし、
＞あなたがIBMに勤務していることを明示するように奨励します」
＞「一人称で語りましょう。自分自身の意見で、その個性を前面に打ち出し、思っている
＞ことを語りましょう」

>108
内容が重要なら割り込め。そうでないなら別の仕事しろ。
指示漏れなら予見していくつかプラン想定しておくくらいの器量はほしい。

>111
それ炎上とかなんかあったらお前の首は軽く飛ぶんだぞ？
匿名でやっても必ずどこの誰か突き止めてやるから最初から実名でやれよ。
blogやるからにはそれくらい理解してるよな？って意味。

>>110
その時点で非効率確定だろ
部署は違えど同じ会社なのにギスギスしすぎなんだよ

どーでもいいメールまでFwしてくんなよ
俺には関係ないんだよ

電話だと言った言わないのめんどくせー話になるだろ

Groupmax使ってると、送信者は誰がメール開いたか分かるからたち悪いよな

>116
HIPSとか使ってその機能ブロックすれば問題ないｗ

おまいらの会社もいろいろとルールがあるようだな
なかなか興味深い話だ

>>113
会社社会では自分の行動に責任がつきまとうんだよ
指示・依頼を受けてないのに「なんで言ったのにやってないの？」って
客や上司から言われたら自分の責任になるんだぜ

学校友達の遊ぶ約束とはわけがちがうんだよ
だから記録に残さないと行けない

ログを残すってのは必須。後々こいつが真実を立証してくれたり
問題解決へのヒントになる事があるからバカにできない。