【コラム】そのビジネス会議は必要か　時間と生産性を無駄にしないための方法 [12/09/24]

　社内会議は会社人生の破滅のもとだ。会議の数が多すぎるうえ、時間も長すぎるのに、
ほとんど成果がない。

　なぜか。ほとんどの会議は、実は必要ないからだ。会議を招集する前に、考えたほうが
いい。電子メールや短い電話で目的を達成できないかどうかを。ただ情報の共有や業務の
指示を与えるだけなら、会議をする必要はほとんどない。対照的に、問題について議論を
したり、新しいアプローチ法を開発したりするには会議は必要かもしれない。

　また招待された会議のすべてに出席する必要があると思わなくていい。かなり多くの
場合、締め切りが迫った急ぎの仕事を理由に丁重に断ることができる。それで完全に会議
を避けることができなくても、あらかじめ設定した時間（例えば30分や60分など）に退場
することができる。

　会議が必要なときでさえも――できるだけ多くの人が会議を完全に避けられるように
――特に重要な人だけを招待することで従業員が会議に費やす時間を減らすことができる
。実証的研究は、より小さなグループ（5〜７人）のほうが意思決定には効果的である
ことを示唆していることから、会議をより少人数で行えば、より生産性の高い会議が
できるだろう。

　最も重要なことは、会議をできるだけ短時間で終わらせることだ。1時間以上必要な
会議はめったにない。ましてや90分を越えるなど、ありえない。1時間もかけたら従業員
の集中力が失われ、達成できるものも減ってくる。時間制限を有効にする1つの方法は、
椅子を会議室の外へ出すことだ。立ったままであれば、参加者は素早く仕事にとりかかる。

　会議があるならば、十分に準備をすることが生産性にとって重要になる。参加者の
一部が準備をしてこなければ、会議の最初の部分は全員のペースを合わせることに費や
されることになる。これは将来の会議のために準備をしようという動機を参加者から
失わせることになる。

　十分な準備を奨励するために、リーダーは背景資料やアジェンダなどを少なくとも1日前
に渡しておくべきだ。特定のリーダーがしばしばこのステップを忘れるなら、会議への
出席は十分に時間的余裕をもって資料などが渡されたときだけにするという条件付きに
してもいい。ただし、その場合は自分の役目も果たすこと。つまり、リーダーが事前に
資料を渡してきた場合は会議の前に精読しておくことだ。

　全員の準備ができているなら、会議はより生産的なものになるだろう。リーダーによる
簡単な導入（15分程度）のあと、参加者は問題について議論したり、新しいアプローチを
開発したりできる。しかし、しばしば導入部分が果てしなく続き、議論の時間がほとんど
なくなる場合もある。これでは会議を開くことの根本的な目的が完全に失われてしまう。

ソース：WSJ日本版
http://jp.wsj.com/Life-Style/node_517588
http://jp.wsj.com/var/plain_site/storage/images/media/images/ob-uj588_0830of_g_20120830163350/11829371-1-jpn-JP/OB-UJ588_0830of_G_20120830163350.jpg

（つづく）

>>1のつづき

　長い導入はパワーポイントを使ったプレゼンテーションの形をとると特にイライラ
させられる。20〜30のスライドを、1枚1枚に書かれた文字をすべて読みながら見せられる
と、死にそうなほど退屈になるのは誰もが経験済みだ。もしもそれが始まったら印象よく
こう言おう。「あなたの論点は本当に興味深い。だからあなたのプレゼンについて議論
するために、できるだけ多くの時間を割けることを望む」と。

　どんな会議でも終了の際には、参加者が全員、次のステップについて合意しておくべきだ。
1つ１つのステップの締め切りも同様だ。ただ、リーダーはこの決定を自分自身で下す
衝動を抑えるべきだ。参加者が自分たちで目標を設けることができれば、自分たち自身を
信じるようになる可能性が高いからだ。

　端的に言うと、完全に会議をなくすことはできない。しかし、ほとんどの会議をなく
し、サイズを小さくし、短時間にすることはできる。そして、その生産性を最大にさせる
ために、必要な会議を組み立てることはできるのだ。

（ロバート・C・ポーゼン氏は米国で10月2日公刊予定の『Extreme Productivity: Boost
Your Results, Reduce Your Hours』の著者）

-以上-

メールで十分なことばかりだよな。

誰だ？
会って顔合わせないとコミュできないとか言い出した奴は。殺すに値するな。
仲良くするためのコミュしたいなら仕事以外でやってくれ。

ほとんど読んだら分かるようなことを長々と説明してそれを聞いてるのうちの会議

会議というのは上司の権威発揚の場所なんですよ。
そして、自分の権力が確認出来る数少ない場所。

仕事で自分の能力をアピール出来ない人は特に会議が大好き。

そもそも、仕事を理解するために会議を開く馬鹿上司もいる。

発表者以外ノートPCで内職してる会議に意味あるのだろうか

資料に書かれていることを逐一話すのを削るだけでも、
うちの会議の時間は80％圧縮できる

しないと経営者が不安だろ

個人的に会議はアリバイ作りみたいなもんでしかないなぁ

「自分はこうやりたいけどいいかな？」と上に伺いをたてて、
意見の中で有益なものを付け足したり修正したりするだけ
もしくは無益だけど害もなさそうなら、相手の顔を立てるために意見を採用する

他人の開いた会議はある程度方向性がでたら、如何に早く終わらせるかを考えて発言する

とりあえず週１の進捗報告を全員参加の会議形式でダラダラやって、
しかも端から見た上司が「仕事してるな、うんうん」とか思っちゃうような、
会社はつぶれたほうがいい。

もう数十年ぐらいその会議は必要か？みたいなネタのコラムみたいなのは出てるな

管理してるやつが無能だから、あいつらは定例会でやっと現状把握してるｗｗ

日報出してるんだからどんな状況かなんてわかるはずなのにな。
読みもしないなら日報廃止を要求しようかな。

日本人は儀式が好きだからな
ぱっぱと合理的に物事を決める外国にスピードや効率で負ける

日本が合議制を重んじるのは島国で村八分になると逃げ場がなくなるからだ(´・ω・`)

書面だけじゃ理解出来ない部下のせいで
いちいち会議で説明しなきゃいけない

最近異動したら、案件によって招集される会議よりも、
定例会議のほうが多くて驚いた。
で、だらだらと進捗確認。まじ苦痛。

定例会議は必要と思うけどね
基本10分くらいで十分だけど

日本の伝統だろ。
会議を数多くこなしても、まったく決められない。
まあ、国だって太平洋戦争時代からそうなんだから

ある程度、トップ権限があってワンマンでもいいから決めないと。
その代わりトップが無能だと坂道から転げ落ちるけどｗ

俺の会社では、
・５人までの会議要員数
・参加者全員コメント発言義務付け
・必要な会議資料の事前読解、会議本旨の把握義務付け
会議冒頭から「○○さんはどうですか？」と来る。
・報告が会議予定時間の５割に達した場合、直ちに終了。
発議者または発議者が属するプロジェクトチームが、
他の会議参加者の無駄にしてしまった工数分の給与を支払う。
プロジェクトチームがその責を発議者に改めて負わせるかどうかは自由裁量。
・これらのルールに従えない会議は、テーマ如何に関わらず業務外扱い
但し、空いていれば会議室は使わしてくれる。

でやっているよ。

官僚組織の名残でもある我が大学は
「会議を減らすための会議」というのができた

会議はしてはならない

本当は優秀なトップが周りの部下の意見聞いて決めるのが一番いい。

重要なのはさまざまな意見を多角的に言ってくれる部下がいて、その中から最良と思われるものを選択すればいいのだが、
イエスマンばかりになると全く意味がなくなる。

毎朝時間外に全員参加する自主ミーティングやったり
業務時間内に上から話がやってくるランチミーティングやったりと
企業の時間は無駄になってないと違うの？
企業の生産性のつけ回しをどうしようっか会議って、やってんだっけ？

管理職になると会議が増えるが仕事している気になるだけの
無駄なものがほとんど。でも管理職はそれで高い給料もらってる
あほらしい。

つか会議やらないと部長以上がやることなくなるじゃないか
俺たちの仕事無くさないでくれ

会議は責任を有耶無耶にするためのもんだからな。
皆で決めたから責任も皆で共有、
あとは無能な上司が決められない指示出せないから、
取り敢えず皆集めましたってパターン。
会議は会議自体も無駄だし事前資料作成も無駄の極みだからな。

部門間の調整は必要
どうすべきかを決めなければならない

全員出来高制にしたらしょうもない会議の９割はなくなるだろ。
時間の無駄だから。

メールは結構目を通さない
少人数の会社なら不要だけど
ある程度になるとどの部署が何やってるか知る為に必須

会議って発表者以外はただ其処に居るだけだからな〜。
会議に出ずっぱりっていっても、自分が主催したんじゃなきゃ、
実は何もしてないんだよね。

ああああああ人日もったいないからやめてくんないかなぁあああああああああああああ

大して読まれもしない資料作りのために早朝出社している身にもなってほしいな

パワポそのままな資料配ってスクリーンに表示してそれを読むだけの報告とかクソもいいとこ

パワポ大嫌い。使ってる奴が自分に酔ってる。

A4の紙1枚にまとめて、覚えてほしいことだけ
口頭で説明する方が分かりやすいし、誠実さを
感じる。

会議なんて30分でいい
これ以上はみんな集中できなくてろくに話を聞いてない

会議そのものが悪者扱いされがちだけど
会議しなさすぎで
惰性でしか動いてない会社や
意思疎通も一体感もなく
縦割りバラバラな会社ってのもあるからな

暇なおっさんに限って会議したがるからな。
で、会議始まってから議題とか詳細を決めて話を進める。
当然、殆ど結論は得られない。
決断しないことを決断するのは良くあるけどｗ

一番効果的なのは１５分以上の会議は禁止にすることじゃないかな？
時間の制約があるから、事前に資料を作らないといけないし
要点をまとめておかないと時間内に終わらない。

>>36
そこまでするなら、基本会議自体は必要性がない。

ちなみに大企業の場合、ひまなおっさんより若手のほうが会議したがるって場合があるから要注意な。
会議すると仕事をした感覚にとらわれやすいし、腰ぎんちゃくぽじょんを得られるから。

なさけない話しだが。

議事録、とくに何の課題を誰がいつまでにやるか？ は文章に残して共有してる。
これやると上司や管理職は嫌がる(笑) 会議で話してそのまま立ち消えする事多いからね。

>>37
その通りで、殆ど必要ない。
必要なのは議を決する、即ちyes/noの判断が必要な場合のみ。

会議で相談するとか、会議がないとコミュニケーションが取れないという企業は
根本的に意思疎通に問題がある。

事前にテーマを決めて資料もメール等で公開して
意見を出させて、そこから会議をすべきなんだよ
会議ではもう一度資料を提示して説明して
既に出された意見を調整するというやり方ですれば労力時間共に1/10で済むのにな
声の大きいやつに惑わされずに済むしねｗ

会議開いてそこでネタくってるようじゃいくら時間があっても足らん

会議では本質的な意見はいえないしな
上司などの意見と違う意見は出さない
他人の意見に賛同しつつ+αを付け加えたりという処世術が必要

そんなんでまともな結論が出るわけねえよｗ
アホな上司がこれと言った意見が出んな　とかいってご機嫌斜めになって
何度も会議が行われる

>>40
40のやり方って結局一個人に負担が行く方法になりがちなんだよね。
結局馬場抜き合戦って場合が多い。
だからそういうスタイルが普及しない一因も。

本質的な意見と言っても実行不可能な机上の空論だと意味がないのは
当然として、そういう部分まで考慮して発言しても理解してもらえないというか理解しようともしないからな
新人がよくやらかすわけだが、それをやると親切な？若手の諸先輩方が世の中？の仕組み
について忠告してくれるｗ
ほとんどはその時点で気づいて社内で生きていくための処世術を学んでいく
そんなやつばっか集まって会議してるんだからまともな意見は出てこない

友達のゼネコン関連の会社は週4回会議してそのうち週1回は6時間らしい。

>>42
別にメールだけで済ませるわけじゃないよｗ
意見は事前に出させて本会議で調整という
本会議で一からするということになると回数ばっか増えてさ
声の大きいのが主導権握ったりして
二段階でやれということよ

夫正社員　８時間労働　＋　残業　＋　通勤往復

妻主婦業　３時間労働

営業会議やると支店長とか課長連中が仕事した気になるんだよな
ただそれだけ　上の人間が進捗聞いたところで進捗状況が変わることは無い

報告はできるだけ先輩に押しつけてる

会議が無くなったらどうなるのか？

試しに無くして見れば、その存在価値が解る。

こういうのは、ITを使って、どんどん省いていきましょう。

たとえば、チーム内であることを周知徹底するための会議なら、全メンバーが一カ所に
集まる必要はありません。
チーム内サーバー上にチーム専用掲示板を立ち上げて、責任者が必要事項を投稿して、
メンバーが読んだら、その旨、書き込んでもらいます。

VPN でしたか、社外から安全に社内サーバーにアクセスできる技術を使えば、
在宅勤務などで出社できないメンバーにも知らせることも可能です。

反面、ブレーンストーミングのような、何らかのアイデアを出すための会議は、直に顔を
合わせて話をする必要があるかもしれませんが、これもテレビ会議システムやスカイプ
などを利用して、特定の場所に縛られない、バーチャルな会議に移行することが
できるかもしれません。

今後、ITの活用で、いっそうの生産性の向上が期待できる分野だと思います。

>>50
直行直帰や在宅勤務を推進すればいいんだけど
普社内政治の勝ち組である上層部および
その子飼い連中が許さない
自分の存在価値がなくなるからね
だから普及しない

そもそも意見を出せるやつは社内にはいない
自分の意見と反するような年寄り連中はすべてリストラしてしまったし
新卒採用では異質を徹底的に排除して社内に入ってこないようにして久しいし
事務系は会議してもまともな意見が出てこないのは処世術以前に、社内に意見を
出せるやつがいないってのが大きい
技術系は成績重視採用だから社内にそういったタイプはウジャウジャいるけどね
どう生かしていくかは上司、会社次第って感じだけどね
技術系は皆一応専門知識を持ってるから改革次第で活性化するとは思うけど
事務系はもうすでに遅し　衰退していくのみ

>>50
そういや通信網が発達しても
顔つなぎルート営業が一向に減らないね
どうしてでしょうかねえ

得意先に変わったことがないか　売掛債権回収等様子伺い？
（商社通してるのに？？）
新商品の紹介？　
（メール一本でいいがな？）
自社他社と問わず売れ行き状況の確認？
（電話一本で行けるがな？）

生産性だの効率だのをやたら口にする奴は
だいたい生産性と効率が悪い。

>>54
既存のやり方を変えずに
生産性や効率といわれても困るがなとｗ

効率化とか工夫とかできない無能に限って
イノベーション（笑）とか求めたがるからなｗ
意味わかってんのかｗｗ

>>50
で、バカ高い「電子会議システム」を導入して、
埃かぶって、いつも通りの定例会議が続くんだよね。

>>57
10人ぐらいならスカイプで何とかなりそう

現場が中心の製造現場。
しかし働いてるのは非正規雇用者。こんなんじゃマトモな意見も上がってくるワケがない。

派遣だから会議なんて出たことない。別世界の出来事だ。
社員の頃は概ね既出の意見と同じだったけど。

会議を開催しろいうから開催することがある。
会議が始まったら、次の会議の時間を決めて終り。
3分くらいで終わる。

だから会議なんて大概は生産性云々の話じゃないんだって。

ただ確実にムダは中小企業によく見られる社長のお言葉を頂くための朝礼会。

馬鹿だなあ
日本の場合は会議の内容ではなく形式が大事なんだよ。

そうそう。猿の毛繕いと一緒。

>>53
メールだと「優先度が低い」案件だと見なされたり
顔も合わせないなんて失礼だと怒る人がいたり

会議は無駄だな
会議は必要だとかいう奴は会社にいないほうがいい。たぶんそれが仕事のメインで、
なんの役にも立ってない。
そして自覚もない。

>>63
何か進めるのにいちいちスタンプラリーを行わなきゃいけないのなんて
形式主義的且つ非効率の極致だよね。

>>56
うちの課長そのものだな。
ドラッカーのまとめ本だけ読んでわかった気になってる無能。

会議が必要かどうか、じっくり話しあおうぜ！！（　・ω・）ｙ─┛〜〜

なんかありますか？次の会議は？シーン
ってパターン
で意見だすと否定から入る。やめたろかと思う

また海水パンツのはなしか

文書で足りるような　ただの現状報告の羅列やって満足してるバカの多いこと

バーチャルな電子会議でいいだろ。
社内に2ちゃんねるみたいな掲示板立ち上げれ。
盛り上がるぞ。

「会議」じゃなくてただの「報告会」になってるときあるよな

うむ

まぁ長とつく奴に、リーダーシップとか決断力が無い会社は会議だらけだわ。

皆似たような境遇ですな

管理側で仕事のできる奴って本当にごくわずかだしな。
無能のごますりは一生上役の靴でもなめてりゃいいんだよｗｗ

仕事が効率化されると困る人が居る。

コリ固まった団塊バブル。

それらの人々が困らないようにするには、仕事は、効率は悪い方が良い。

よって、ナンチャッテ会議やスタンプラリーは無くならない。

Q.E.D